1. Präambel

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten ab dem 01.05.2024 für alle Vertragsabschlüsse mit Neurochatbot.

Neurochatbot, vertreten durch den Geschäftsführer Fabian Wiemer, mit Sitz in Cellitinnenweg 14, 50737 Köln, bietet innovative Dienstleistungen im Bereich der Konzeption, Entwicklung und Implementierung individueller Service-Chatbots sowie erweiterter Automationslösungen an. Neben der Erstellung neuer Systeme umfasst das Leistungsspektrum auch die Wartung und den Betrieb bestehender Chatbot- und Automationslösungen. Ziel ist es, Geschäftsprozesse effizient zu automatisieren und den Kundenservice nachhaltig zu optimieren.

2. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Geschäftsbeziehungen zwischen Neurochatbot und ihren Kunden. Sie richten sich ausschließlich an gewerbliche Kunden (B2B) mit Sitz im In- oder Ausland.

Individuelle Verträge oder Angebote, die im Rahmen der Zusammenarbeit geschlossen werden, ergänzen diese AGB. Die Geltung der AGB ist verpflichtend und setzt die ausdrückliche Anerkennung durch den Kunden voraus.

3. Leistungsbeschreibung

Entwicklung und Bereitstellung von Chatbots:

· Konzeption und Implementierung individuell angepasster Service-Chatbots, basierend auf den spezifischen Anforderungen und Vorgaben des Kunden.

· Integration der Chatbots in bestehende Systeme des Kunden (z. B. Webshops, CRM, ERP-Systeme).

Wartung und Support:

· Regelmäßige technische Wartung und Updates zur Sicherstellung der Funktionalität.

· Anpassung und Optimierung des Chatbots auf Kundenwunsch, z. B. bei neuen Anforderungen oder Änderungen der Geschäftsprozesse.

Zusätzliche Services:

· Beratung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und optimaler Nutzung der Chatbot-Technologie.

· Schulungen zur effektiven Nutzung der bereitgestellten Systeme.

Wichtige Hinweise:

· Die gelieferten Chatbots werden auf Basis der Kundenvorgaben entwickelt. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass diese Vorgaben den rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen entsprechen.

· Es wird keine Garantie für bestimmte Ergebnisse, wie z. B. eine Erhöhung der Kundenzufriedenheit, des Umsatzes oder anderer betriebswirtschaftlicher Kennzahlen, übernommen.

4. Haftungsausschluss

4.1 Haftungsausschluss für Bot-Inhalte

Der Kunde übernimmt die volle Verantwortung für die Inhalte und Handlungen des bereitgestellten Chatbots. Neurochatbot haftet nicht für Schäden, die durch falsche Aussagen, Handlungen oder Entscheidungen des Chatbots entstehen. Dies gilt auch für eventuelle rechtliche oder wirtschaftliche Folgen, die sich aus dem Betrieb des Chatbots ergeben.

4.2 Prüfungspflicht des Kunden

Der Kunde ist verpflichtet, die Funktionen, Inhalte und Antworten des Chatbots vor dessen Einsatz sorgfältig zu prüfen und regelmäßig zu überwachen, um mögliche Fehler oder unerwünschte Aussagen zu vermeiden.

4.3 Keine Garantie für Fehlerfreiheit

Neurochatbot übernimmt keine Garantie für die vollständige Fehlerfreiheit der gelieferten Software oder für deren ununterbrochene Verfügbarkeit.

4.4 Ausschluss indirekter Haftung

Neurochatbot haftet nicht für indirekte Schäden, entgangenen Gewinn, Datenverlust oder Ansprüche Dritter, die durch die Nutzung des Chatbots entstehen könnten.

4.5 Zusätzliche Haftungsbegrenzung bei Datenverlust

Neurochatbot übernimmt keine Haftung für Datenverluste, -beschädigungen oder -fehler, die auf Kundensystemen auftreten. Dies umfasst insbesondere:

• Fehler in der IT-Infrastruktur oder bei Drittanbieter-Systemen,

• unsachgemäße Nutzung oder Manipulation des Chatbots durch den Kunden,

• Sicherheitslücken oder Angriffe (z. B. Cyberangriffe) auf die Systeme des Kunden.

• Der Kunde ist verpflichtet, regelmäßig und eigenverantwortlich Sicherungskopien (Backups) aller relevanten Daten zu erstellen, um möglichen Datenverlusten vorzubeugen.

4.6 Haftung für von Neurochatbot gehostete Systeme

Für Daten, die auf von Neurochatbot bereitgestellten Servern oder Systemen verarbeitet werden, gelten die allgemeinen Haftungsregelungen dieses Abschnitts. Eine Haftung für Datenverluste beschränkt sich in diesem Fall auf grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz.

5. Mitwirkungspflichten des Kunden

5.1 Bereitstellung von Informationen

Der Kunde ist verpflichtet, alle erforderlichen Informationen, Daten und Materialien rechtzeitig und vollständig bereitzustellen, die für die Entwicklung, Implementierung und den Betrieb des Chatbots erforderlich sind.

5.2 Verantwortung für Inhalte

Der Kunde stellt sicher, dass die bereitgestellten Inhalte rechtlich einwandfrei sind und keine Rechte Dritter verletzen. Dies umfasst insbesondere Texte, Bilder, und sonstige Daten, die im Chatbot verwendet werden sollen. Die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit und rechtliche Zulässigkeit der bereitgestellten Daten liegt ausschließlich beim Kunden.

5.3 Einhaltung rechtlicher Vorgaben

Der Kunde ist verantwortlich dafür, dass der Chatbot die geltenden rechtlichen Anforderungen, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), erfüllt. Dazu gehört auch die Bereitstellung und Implementierung geeigneter Datenschutz- und Impressumsinformationen, die über den Chatbot bereitgestellt werden.

5.4 Unterstützung während der Entwicklung

Der Kunde verpflichtet sich, bei Rückfragen oder Änderungsanforderungen während der Entwicklungs- und Testphase zeitnah zu reagieren, um Verzögerungen im Projektablauf zu vermeiden. Der Kunde ist verpflichtet, die im Rahmen des Onboarding-Prozesses bereitgestellten Fragebögen sowie andere angeforderte Informationen oder Unterlagen spätestens innerhalb von 4 Wochen nach Projektstart vollständig auszufüllen und einzureichen.

Falls der Kunde die erforderlichen Dokumente, Zugänge oder Antworten nicht rechtzeitig bereitstellt, kann sich der Projektzeitplan verlängern.

Wird die Bereitstellung länger als 4 Wochen nach Projektstart verzögert, behält sich Neurochatbot das Recht vor, einen Mehraufwand in Höhe von 300 €/Monat für laufende Kosten zu berechnen.

5.5 Freistellung

Der Kunde stellt Neurochatbot von allen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund einer Verletzung von Mitwirkungspflichten oder der Nichteinhaltung gesetzlicher Vorgaben durch den Kunden entstehen.

6. Datenschutz und DSGVO

6.1 Hinweis auf DSGVO-Konformität

Neurochatbot entwickelt und implementiert die Chatbots so, dass diese grundsätzlich den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Dies umfasst die Bereitstellung von technischen und organisatorischen Maßnahmen, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten.

6.2 Verarbeitung von Daten zu Entwicklungszwecken

Der Kunde erklärt sich damit einverstanden, dass Neurochatbot die im Rahmen der Zusammenarbeit bereitgestellten Daten, einschließlich personenbezogener Daten seiner Kunden, anonymisiert oder pseudonymisiert, für folgende Zwecke weiterverarbeiten darf:

a) Optimierung und Weiterentwicklung der eigenen Dienstleistungen und Technologien,

b) Durchführung interner Tests zur Qualitätssicherung,

c) Analyse und Verbesserung der Funktionalität von Chatbot-Systemen.

Die Verarbeitung erfolgt unter Einhaltung der DSGVO und sonstiger anwendbarer Datenschutzgesetze. Daten werden, soweit möglich, anonymisiert oder pseudonymisiert, sodass ein Rückschluss auf einzelne Personen ausgeschlossen ist.

6.3 Verantwortung des Kunden für die Datenverarbeitung

Der Kunde ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle personenbezogenen Daten, die über den Chatbot verarbeitet werden, rechtmäßig erhoben und verarbeitet werden. Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung dafür, die ausdrückliche Genehmigung seiner Endkunden oder Nutzer zur Verarbeitung personenbezogener Daten einzuholen und diese ordnungsgemäß zu dokumentieren. Der Kunde stellt sicher, dass die Weitergabe der Daten an Neurochatbot rechtlich zulässig ist und keine Rechte Dritter verletzt.

6.4 Ausschluss der Haftung für DSGVO-Verstöße

Neurochatbot haftet nicht für Verstöße gegen die DSGVO oder andere datenschutzrechtliche Vorgaben, die auf eine fehlerhafte oder unzureichende Einhaltung der Pflichten des Kunden zurückzuführen sind. Dies gilt insbesondere für die fehlende Einwilligung der Endkunden oder Nutzer zur Verarbeitung ihrer Daten.

6.5 Einschränkungen der Datenverwendung

Neurochatbot verpflichtet sich, die bereitgestellten Daten nicht an Dritte weiterzugeben oder für andere als die oben genannten Zwecke zu verwenden. Eine Nutzung zu Marketingzwecken erfolgt nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Kunden.

6.6 Widerruf der Einwilligung

Der Kunde hat das Recht, die Einwilligung zur Verarbeitung von Daten zu Entwicklungszwecken jederzeit schriftlich zu widerrufen. Bereits verarbeitete Daten bleiben von einem Widerruf unberührt, sofern sie nicht personenbezogen sind.

6.7 Freistellung von Ansprüchen Dritter

Der Kunde stellt Neurochatbot von allen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer unrechtmäßigen Übermittlung oder Nutzung der Daten entstehen.

7. Gewährleistung und Support

7.1 Gewährleistung

Neurochatbot gewährleistet, dass die bereitgestellten Chatbots bei der Übergabe funktional sind und den vereinbarten Anforderungen entsprechen. Der Kunde verpflichtet sich, Mängel oder Fehler unverzüglich nach deren Feststellung schriftlich zu melden.

Eine Nachbesserung erfolgt nach angemessener Frist und innerhalb der verfügbaren personellen und technischen Ressourcen. Ansprüche auf spezifische Fristen für die Fehlerbehebung bestehen nicht.

7.2 Ausschluss der Gewährleistung

Die Gewährleistung umfasst keine Mängel, die durch unsachgemäße Nutzung, Änderungen des Chatbots durch den Kunden oder Drittanbieter, oder äußere Einflüsse (z. B. Änderungen an Schnittstellen von Drittanbietern) entstehen.

7.3 Support

Neurochatbot bietet im Rahmen separater Vereinbarungen Supportleistungen an, die dem Kunden bei der Nutzung, Optimierung und Wartung des Chatbots helfen. Zusätzliche Support- oder Entwicklungsstunden können flexibel dazugebucht werden. Die Preise hierfür können dem gesonderten Servicevertrag entnommen werden.

7.4 Keine Garantie auf ununterbrochene Verfügbarkeit

Neurochatbot übernimmt keine Garantie für die ununterbrochene Verfügbarkeit oder vollständige Fehlerfreiheit des Chatbots, insbesondere wenn diese von externen Systemen oder Drittanbietern abhängt.

8. Haftungsbeschränkung

8.1 Haftung für grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz

Neurochatbot haftet ausschließlich für Schäden, die durch vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten verursacht wurden. Eine Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen.

8.2 Begrenzung der Haftungssumme

Die Haftung von Neurochatbot ist auf den Auftragswert der jeweiligen Leistung begrenzt.

8.3 Keine Haftung für externe Einflüsse

Neurochatbot übernimmt keine Haftung für Schäden, die durch Drittanbieter-Systeme, externe Schnittstellen oder Änderungen an der IT-Umgebung des Kunden verursacht werden.

8.4 Subsidiarität der Haftung

Die Haftung von Neurochatbot ist subsidiär. Der Kunde ist verpflichtet, vorrangig eigene Maßnahmen zur Schadensvermeidung und Schadensbegrenzung zu ergreifen, bevor Ansprüche gegenüber Neurochatbot geltend gemacht werden können.

9. Eigentum und Nutzungsrechte

9.1 Eigentum am Chatbot bei Hosting durch Neurochatbot

Der entwickelte Chatbot bleibt Eigentum von Neurochatbot, sofern der Bot im Rahmen eines Servicepakets von Neurochatbot gehostet und betrieben wird. Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für die Dauer des Servicevertrags, welches ausschließlich auf die vertraglich vereinbarte Nutzung des Chatbots beschränkt ist.

9.2 Erwerb von Nutzungsrechten bei eigener Bereitstellung

Entscheidet sich der Kunde, den Chatbot selbst zu hosten und zu betreiben, ist der Erwerb der vollständigen Nutzungsrechte sowie des Quellcodes erforderlich. Dieser Erwerb erfolgt gegen einen Aufpreis von 50 % der gesamten Entwicklungskosten, einschließlich aller bisher vorgenommenen Upgrades.

Die uneingeschränkten Rechte am Chatbot, einschließlich der Übergabe des Quellcodes, gehen erst nach vollständiger Zahlung des vereinbarten Aufpreises auf den Kunden über. Bis zur vollständigen Zahlung behält Neurochatbot alle Eigentums- und Nutzungsrechte.

9.3 Einschränkungen der Nutzungsrechte

Ohne den Erwerb der vollständigen Nutzungsrechte darf der Chatbot ausschließlich im Rahmen des vereinbarten Servicepakets von Neurochatbot genutzt werden. Jegliche Weitergabe, Vervielfältigung oder Änderung des Chatbots ohne ausdrückliche Zustimmung von Neurochatbot ist untersagt.

10. Vertragsdauer und Kündigung

10.1 Vertragslaufzeit für Serviceverträge

Serviceverträge zur Wartung und der Bereitstellung des Chatbots haben eine Mindestlaufzeit von 3 Monaten. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit können diese Verträge mit einer Frist von 1 Monat zum Monatsende schriftlich gekündigt werden.

10.2 Testphase

Die Testphase nach Bereitstellung der Version 1 (V1) des Chatbots läuft maximal 60 Kalendertage. Während dieser Phase können Anpassungen und Optimierungen basierend auf den Rückmeldungen des Kunden vorgenommen werden. Nach Ablauf der Testphase oder Ende des Onboardings gilt der Chatbot als abgenommen.

10.3 Außerordentliche Kündigung

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein solcher Grund liegt insbesondere vor, wenn eine Partei gegen wesentliche vertragliche Pflichten verstößt und der Verstoß trotz schriftlicher Aufforderung nicht behoben wird.

11. Regelungen für Drittanbieter-Software

11.1 Geltung der Drittanbieter-Bedingungen

Die Integration von Drittanbieter-Systemen, externen Schnittstellen oder Plugins (z. B. CRM, ERP-Systeme, Zahlungsdienstleister) erfolgt auf Grundlage der jeweiligen Lizenz- und Nutzungsbedingungen dieser Drittanbieter. Der Kunde ist verpflichtet, die Bedingungen der Drittanbieter einzuhalten.

11.2 Haftungsausschluss für Drittanbieter-Systeme

Neurochatbot übernimmt keine Haftung für die Funktionalität, Fehler oder Ausfälle von Drittanbieter-Systemen oder deren Schnittstellen, die im Rahmen der Integration verwendet werden. Dies gilt insbesondere für:

· Änderungen oder Updates der Drittanbieter-Systeme, die eine erneute Anpassung der Integration erfordern,

· Datenverluste oder -beschädigungen, die auf Fehler oder Einschränkungen der Drittanbieter-Software zurückzuführen sind.

11.3 Kosten für Anpassungen

Sollten Anpassungen oder erneute Implementierungen aufgrund von Änderungen der Drittanbieter-Systeme erforderlich werden, sind diese Leistungen nicht im ursprünglichen Vertrag enthalten und werden separat vereinbart und berechnet.

Kunden mit einem aktiven Servicevertrag profitieren davon, dass solche Anpassungen im Rahmen des Wartungsvertrags ohne zusätzliche Kosten durchgeführt werden. Kunden ohne aktiven Servicevertrag müssen hingegen die anfallenden Kosten für Anpassungen oder Implementierungen vollständig tragen.

11.4 Verantwortung des Kunden

Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass er über die notwendigen Lizenzen, Zugriffsrechte und Berechtigungen für die Nutzung der Drittanbieter-Systeme verfügt. Eine fehlende Bereitstellung dieser Ressourcen kann den Projektzeitplan beeinflussen (siehe 5.4) und zusätzliche Kosten verursachen.

12. Updates und Versionsverwaltung

12.1 Regelmäßige Updates

Neurochatbot führt bei Kunden mit einem aktiven Servicevertrag alle notwendigen Updates kostenfrei durch, um die Funktionsfähigkeit des Chatbots sowie die Kompatibilität mit bestehenden Systemen sicherzustellen.

12.2 Kostenpflichtige Upgrades

Für grundlegende oder größere Änderungen, die über den üblichen Update-Umfang hinausgehen (z. B. Erweiterung um neue Funktionen oder Anpassungen aufgrund geänderter Drittanbieter-Systeme), behält sich Neurochatbot vor, diese als kostenpflichtige Upgrades anzubieten. Über den genauen Umfang und die anfallenden Kosten wird der Kunde im Voraus informiert.

12.3 Anpassung der Servicegebühren

Bei grundlegenden oder umfangreichen Änderungen, die eine erhebliche Anpassung der Prozesse erfordern, kann Neurochatbot die Servicegebühren anpassen. In diesem Fall wird der Kunde mit einer Frist von 3 Monaten über die neuen Gebühren informiert. Der Kunde hat das Recht, den Vertrag vor Inkrafttreten der neuen Gebühren schriftlich zu kündigen.

12.4 Pflicht zur Nutzung aktueller Versionen

Der Kunde ist verpflichtet, stets die von Neurochatbot bereitgestellten aktuellen Versionen des Chatbots zu nutzen, um die volle Funktionsfähigkeit und Sicherheit des Systems zu gewährleisten. Die Nutzung veralteter Versionen erfolgt auf eigenes Risiko des Kunden, und Neurochatbot haftet nicht für daraus resultierende Fehler oder Sicherheitsprobleme.

13. Verjährungsfrist und ansprüche

13.1 Verjährungsfrist für Ansprüche des Kunden

Ansprüche des Kunden gegen Neurochatbot, die aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag entstehen, verjähren innerhalb von 12 Monaten nach dem Zeitpunkt, zu dem der Kunde von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat oder hätte erlangen müssen, spätestens jedoch innerhalb von 2 Jahren nach Lieferung oder Bereitstellung des Chatbots bzw. der entsprechenden Leistung.

13.2 Ausnahmen

Diese Verjährungsfrist gilt nicht für Ansprüche aufgrund von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit oder für Ansprüche aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, für die die gesetzliche Verjährungsfrist gilt.

14. Schlussbestimmungen

14.1 Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt eine Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

14.2 Anwendbares Recht

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des internationalen Privatrechts und des UN-Kaufrechts.

14.3 Gerichtsstand

Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist der Sitz von Neurochatbot, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

14.4 Höhere Gewalt

Definition

Neurochatbot haftet nicht für die Nichterfüllung oder verspätete Erfüllung von vertraglichen Verpflichtungen, wenn diese durch Ereignisse verursacht werden, die außerhalb der zumutbaren Kontrolle von Neurochatbot liegen. Dazu gehören insbesondere, aber nicht abschließend:

• · Naturkatastrophen (z. B. Erdbeben, Überschwemmungen, Stürme),

• · Epidemien oder Pandemien,

• · Krieg, Terroranschläge oder Bürgerunruhen,

• · staatliche Maßnahmen oder behördliche Anordnungen,

• · Stromausfälle, Cyberangriffe oder andere technische Störungen, die nicht von Neurochatbot zu vertreten sind.
  

Pflichten bei Eintritt höherer Gewalt

Beide Parteien sind verpflichtet, sich unverzüglich über den Eintritt eines Ereignisses höherer Gewalt zu informieren und alle zumutbaren Maßnahmen zu ergreifen, um die Auswirkungen auf die Vertragserfüllung zu minimieren.

Auswirkungen auf vertragliche Verpflichtungen

Während der Dauer eines Ereignisses höherer Gewalt werden die betroffenen vertraglichen Verpflichtungen ausgesetzt. Sollte das Ereignis länger als 3 Monate andauern, haben beide Parteien das Recht, den Vertrag mit einer schriftlichen Erklärung außerordentlich zu kündigen.

Keine Entschädigung

Ansprüche auf Schadensersatz oder Vertragsstrafen aufgrund von höherer Gewalt sind ausgeschlossen.

14.5 Schlichtungsverfahren

Vor Einleitung eines gerichtlichen Verfahrens verpflichten sich die Parteien, zunächst ein Schlichtungsverfahren durchzuführen. Die Schlichtung erfolgt durch eine unabhängige und neutrale Schlichtungsstelle, die von beiden Parteien einvernehmlich bestimmt wird. Sollte keine Einigung über die Wahl der Schlichtungsstelle erzielt werden, entscheidet eine zuständige IHK-Schlichtungsstelle. Erst wenn das Schlichtungsverfahren scheitert, ist der Rechtsweg zulässig.